Evaluatie aanpak Covid-19: ‘Ieder departement werd wel geraakt’ | 10 maart 2022

Hoe blikken de ministeries terug op hun aanpak tijdens de Coronacrisis en wat leren we hiervan voor een volgende crisis? Die vraag lag voor tijdens de inspiratiesessie op 10 maart 2022 met verschillende ministeries en onder meer het GGD en het RIVM. De focus lag op de interdepartementale aanpak en evaluaties.

'Vanaf de eerste coronagolf werd ieder terrein geraakt'

De eerste presentatie was door Edith Kuijper. Zij is sinds december 2020 hoofd Departementaal Coördinatiecentrum Crisisbeheersing (DCC) bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Ook in haar vorige functie was ze tijdens de coronacrisis actief bij het DCC. ‘Wij tellen veertien beleidsterreinen bij I&W. Vanaf de eerste coronagolf werd ieder terrein geraakt. Er is dan ook veel uitgewisseld tussen verschillende I&W-sectoren.’

Mede daarom is een goede evaluatie belangrijk, hiervoor heeft het ministerie een handboek, waarin is beschreven hoe je een crisisevaluatie aanpakt. ‘Het is belangrijk om een evaluatie projectmatig aan te pakken’, begint Kuijper. ‘Dus wat is het doel? Wie zijn de betrokken partijen, bijzonderheden en wat is het plan? Zoek daarna een opdrachtnemer. Dit kan intern of extern, zolang de partij maar onafhankelijk is.’ Vervolgens vindt het evaluatieproces plaats, waarbij Kuijper benadrukt om goed de tussenrapporten te controleren. Daarna volgt het verspreiden, communiceren en implementeren van het rapport.

‘Niet alles valt te evalueren’, vervolgt Kuijper. ‘Daarom kozen wij een paar velden uit, zoals de interdepartementale mondkapjesverdeling. Dit was een bijzonder punt. De mondkapjes moesten niet alleen naar het zorgpersoneel, maar ook naar sectoren in de rioolwaterzuivering of de afvalverwerking.’

Kuijper blikt terug op de eerste vier maanden van 2020. ‘We zijn erg druk geweest met het beheersen van de pandemie. Bijvoorbeeld luchtvaart en het openbaar vervoer waren grote dossiers. We hebben een hoop tot stand gebracht, en vaak ook ad hoc georganiseerd, met veel onvoorziene vragen en verassingen. Tijdens onze evaluatie keken we enerzijds naar de samenwerking met externe partners, als ook naar de interne organisatie die snel veel moest regelen om het thuiswerken mogelijk te maken.’

Minder goed geslaagd blijkt de tussentijdse reflectie. ‘Door de intensiteit en de lange duur vroegen de eerste maanden van de coronacrisis veel van de collega’s. Naast het inregelen van aflossing is het dan belangrijk om afspraken te maken over het reguliere werk en de waardering uit te spreken voor de geleverde inzet’, aldus Kuijper.

‘We konden ons de crisis niet voorstellen’

De tweede presentatie was van Leonie Leliveld, Coördinator crisisbeheersing bij het Departementaal Crisiscentrum, van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. ‘Ik vind evalueren in crisistijd eigenlijk niet te doen’, trapt Leliveld af. Het ministerie vroeg Berenschot om een evaluatie van de eerste golf, specifiek gericht op de inzet van departementale crisisstructuur.

‘De evaluaties vonden vooral na de zomer van 2020 plaats, en vroegen veel werk: het maken van tijdlijnen, appreciaties, deze naar de Kamer sturen, debatteren of verantwoorden. Maar helaas kwam toen de tweede golf op. Hierdoor stonden de mensen die eigenlijk moesten evalueren weer in crisisstand. Dat vraagt heel veel van een relatief kleine groep. Desondanks is het gelukt.’

Volgens Leliveld was de crisisstructuur binnen het ministerie van VWS uiteindelijk veel te beperkt voor een crisis van dit formaat. ‘Het was bruikbaar voor één directoraat-generaal, maar niet voor een departement waarbij alle DG’s betrokken zijn, en waar het zo politiek en maatschappelijk relevant is dat de bewindspersonen ook actief betrokken worden.’

‘Wat ik heb geleerd’, vervolgt Leliveld, ‘is dat er onderdelen zijn die we hadden moeten oefenen, waarvan we dat niet gedaan hebben. Eén daarvan is het aspect van landelijke sturing. We hadden de minister bijvoorbeeld geen instrumenten gegeven. Dit hebben we niet geoefend omdat we ons deze crisis nooit konden voorstellen.’

‘We hadden specifieke maatregelen kunnen voorbereiden, zoals het sluiten van scholen’ of het instellen van een lockdown. Ook dat is niet gedaan, omdat iedereen het onvoorstelbaar vond. We gaan te vaak uit van realistisch te verwachten scenario’s. Bereid je dus voor op omstandigheden die heel moeilijk voor te stellen zijn.’

Wie leert van de evaluatie-lessen?

Nijland sluit af met enkele vragen. Zoals: wie leert nu van de evaluatie-lessen? Kuijper antwoordt: ‘Iedereen die in aanraking met de evaluaties komt. Evalueren leidt eigenlijk al tot nieuwe kennis, waardoor de uitkomst soms geen verassing meer is.’ Leliveld vult aan: ‘Het parlementaire proces in de crisistijd leek mij heel heftig. Hopelijk gaan we aan de hand van evaluaties samen met de Kamer kijken hoe we een beter balans kunnen vinden tijdens volgende crisissen.’